Sesuai Ke Guna WhatsApp untuk Komunikasi Kerja?

511

Saya rasa ini persoalan yang tak ramai orang mahu bangkitkan. Sebab bagi ramai orang di luar sana, jawapannya pastilah sesuai. Banyak syarikat di luar sana, tidak kira kecil mahupun besar menggunakan WhatsApp sebagai platform untuk berkomunikasi antara pekerja.

Mari kita lihat data yang ada untuk memastikannya. Dari sebuah kaji selidik yang dijalankan, dianggarkan lebih dari 500 juta pengguna di seluruh dunia menggunakan WhatsApp untuk tujuan kerja. [1] Ini adalah bilangan yang sangat besar, merangkumi sehingga 30% daripada 1.5 billion pengguna WhatsApp di seluruh dunia. [2][3]

Dan saya juga pasti, di Malaysia sendiri ramai yang di luar sana menggunakan aplikasi media sosial ini untuk tujuan kerja. Ianya percuma, pantas, mudah digunakan dan efektif dalam membantu tugas seharian. Jadi tidak hairanlah jika ia merupakan medium yang menjadi pilihan untuk komunikasi kerja.

Tapi pernah kah kita berhenti sejenak. Memikirkan kesesuaian penggunaan medium medial sosial PERIBADI ini untuk tujuan kerja. Di sini saya senaraikan 3 sebab kepada anda mengapa WhatsApp tidak sesuai untuk komunikasi antara pekerja.

  • Ia Termaktub Dalam Terma dan Syarat WhatsApp

Ya, anda tak salah baca. Bagaimana WhatsApp ini sepatutnya digunakan sudahpun ditulis dengan panjang lebar dalam terma perkhidmatan aplikasi tersebut. Anda boleh mengakses terma perkhidmatan tersebut melalui pautan ini (https://www.whatsapp.com/legal/?lg=en#terms-of-service).

Di sini saya memetik kenyataan tersebut, “You will not use (or assist others in using) our Services in ways that:or (f) involve any non-personal use of our Services unless otherwise authorized by us”. Maksudnya di sini, WhatsApp sendiri tidak membenarkan aplikasinya digunakan untuk kegunaan selain dari kegunaan peribadi.[4]

  • Ianya Tidak Selamat
Sumber: https://gadgetstouse.com/blog/2018/01/12/whatsapp-group-chats-not-secure/

Ini adalah sesuatu yang sebenarnya dipanggil sebagai “rahsia terbuka”. WhatsApp seperti mana banyak platform media sosial yang lain (terutamanya yang percuma), adalah tidak selamat. Data yang dihantar melalui platform ini senang untuk diceroboh dan digodam oleh mereka yang tidak bertanggungjawab.[5][6]

Sekarang cuba anda fikirkan dengan mendalam. Banyak syarikat di luar sana yang menggunakan aplikasi ini sebagai medium komunikasi. Banyak juga majikan yang membentuk “group whatsapp” antara pekerja dalam satu jabatan bagi memudahkan komunikasi.

Apa yang jadi dengan mesej-mesej yang disampaikan melui “group whatsapp” tersebut? Adakah ia selamat? Ataupun ianya kini bebas berterbangan di pentas dunia, terdedah kepada siapa sahaja untuk melihat?

Pada awal tahun ini, kita mendapat tahu tentang sebuah kes mahkamah yang melibatkan seorang pekerja yang dibuang kerja dan salah satu dari sebabnya kerana pekerja tersebut ingkar dan keluar dari “whatsapp group”. [7] Saya tidak mahu ulas dari segi perundangan, sebab saya bukannya peguam. Cuma saya tertarik dengan syarikat yang membuang pekerja tersebut.

Syarikat tersebut merupakan antara syarikat telekomunikasi terbesar di Malaysia.[8] Dan mereka menyimpan berjuta data peribadi pengguna. Mereka menggunakan WhatsApp sebagai platform komunikasi kerja. Hebat bukan?

Perkara ini bukan sahaja berlaku di Malaysia. Pada tahun 2015, ada sebuah jurnal diterbitkan di UK mengenai penggunaan telefon pintar di kalangan doktor. Kajian yang dijalankan ke atas 2107 doktor itu mendapati sehingga 45% daripada mereka menghantar maklumat mengenai pesakit menggunakan platform komunikasi yang tidak selamat, antaranya WhatsApp.  Dan disebabkan itulah, lebih dari 76% doktor mahukan platform yang lebih selamat dan sesuai untuk digunakan.[9]

Di Eropah pula, beberapa syarikat sudah mula mengharamkan penggunaan WhatsApp untuk urusan kerja. Antaranya Continental, syarikat Jerman yang mengeluarkan alat ganti untuk kereta.[10] CEO-nya, Elmart Degenhart berkata, yang mereka akan beralih ke platform alternatif yang lebih selamat.[11]

Ini kerana Eropah tertakluk di bawah peraturan baru, General Data Protection Regulation (GDPR), yang melindungi data dan privasi pengguna. WhatsApp dan beberapa lagi aplikasi sepertinya tidak mematuhi peraturan GDPR terutamanya untuk kegunaan perusahaan dan kerja, maka sudah tentulah banyak syarikat di Eropah mengharamkan penggunaan WhatsApp.[12]

  • Tiada Sempadan Jelas antara Kerja dan Peribadi

Sekarang cuba lihat telefon pintar anda. Buka applikasi WhatsApp dan lihat pada senarai chat (perbualan) yang terpampang di depan. Lihatlah pula berapa banyak perbualan tersebut untuk kerja, Dan berapa banyak pula untuk tujuan peribadi.

Sekarang saya nak tanya anda, wujudkah sebarang perbezaan jelas antara perbualan itu, antara kerja dan peribadi? Adakah perbualan untuk kerja di sorot kan, dengan warna yang berbeza berbanding perbualan untuk peribadi? Tidak bukan? Jadi bagaimana anda hendak membezakannya?

Ia semuanya bergantung kepada anda sendiri. Anda sendiri, sebagai pengguna perlu bertanggungjawab membezakan antara perbualan kerja dengan perbualan peribadi. Dan jika berlaku kesilapan, anda sendirilah yang kena bertanggungjawab.

Mungkin ramai pernah mengalami perkara seperti ini. Di mana anda tersalah hantar mesej ke dalam perbualan kerja. Mesej yang dihantar itu berunsur jenaka, dan mempunyai unsur yang tidak sihat.

Jika mesej itu dihantar dalam group peribadi, mungkin ia tidak memberi apa kesan pun. Mungkin rakan-rakan anda menganggap mesej itu sebagai lawak. Tapi tidak bagi majikan ataupun pengurus anda. Maka dalam kelam-kabut anda terpaksa memadam mesej tersebut.

Mungkin senario seperti ini kelihatan kelakar. Tapi bila difikirkan secara mendalam, ia adalah sesuatu yang tidak patut dipandang remeh. Pada awal tahun ini, di Abu Dhabi, seorang lelaki didenda oleh mahkamah kerana menghantar mesej yang tidak senonoh kepada isterinya.[13]

Mungkin perkara seperti ini boleh berlaku kepada anda. Yang secara tidak sengaja menghantar mesej yang tidak senonoh ke dalam “group whatsapp” kerja. Lebih-lebih lagi ia mungkin dilaporkan oleh orang yang memang tidak berpuas hati ataupun memasang dendam terhadap anda. Tak mustahil bukan?

Inilah yang berlaku apabila platform peribadi dicerobohi dengan komunikasi di tempat kerja. Dengan tiadanya sempadan yang jelas. Apabila sempadan di antara kedua-dua ini tidak digariskan, maka pelbagai masalah boleh berlaku.

Adakah arahan yang dikeluarkan pengurus atau majikan melalui WhatsApp itu sah? Jika ianya sah, mengapa pula permohonan cuti tidak boleh dihantar melalui WhatsApp? Kesemua ini adalah persoalan-persoalan yang wujud kerana tiada polisi ataupun peraturan bertulis tentang penggunaan WhatsApp untuk tujuan kerja.

Disebabkan itulah di beberapa negara seperti India, kebanyakan syarikat di situ sudah mempunyai polisi yang jelas tentang penggunaan WhatsApp di tempat kerja. Antaranya arahan atau tugasan tidak boleh diberi melalui WhatsApp. Begitu juga dengan permohonan cuti, ataupun permohonan yang lain, yang mungkin boleh disalahertikan jika menggunakan platform media sosial peribadi. [14]

Selain dari itu, mencampurkan urusan peribadi dan urusan kerja juga adalah sesuatu yang tidak digalakkan. Sebuah kajian pernah dilakukan di Amerika Syarikat, tentang integrasi antara kerja dan peribadi, dan kesannya terhadap subjek. Kajian tersebut mendapati yang integrasi tersebut membawa kesan buruk seperti tekanan dan juga depresi selain dari menggangu kesihatan mental subjek.[15]

Penyelesaian dan Alternatif

Sumber: https://www.pcmag.com/article/349274/microsoft-teams-vs-slack-whats-the-difference

Jadi jika WhatsApp tidak boleh digunakan untuk kerja, apa yang boleh? WhatsApp ini mudah digunakan, efektif dan banyak membantu dalam aktiviti seharian. Jangan risau para pembaca semua, saya menulis rencana ini bukan hanya untuk mengkritik sahaja.

Saya tawarkan di sini penyelesaian dan alternatif yang lebih baik berbanding WhatsApp. Tahukah anda, di Eropah dan Amerika Syarikat, kebanyakan syarikat di sana sudah pun menggunakan aplikasi alternatif sebagai platform komunikasi. Dan antara dua yang paling terkenal adalah Slack dan juga Microsoft Teams.

Slack adalah yang pertama, Dibangunkan pada tahun 2013, Slack kini mempunyai 10 juta pengguna di seluruh dunia.[16] Ia menawarkan integarasi dengan banyak aplikasi produktiviti yang lain seperti Dropbox, Google Calendar, Microsoft Outlook dan banyak lagi. Selain dari berkomunikasi, anda boleh menguruskan mesyuarat, mengedit atau mengemaskini dokumen, dan pelbagai lagi.[17]

Yang kedua adalah Microsoft Teams. Dibangunkan oleh Microsoft pada tahun 2016, ianya kini mempunyai 16 juta pengguna mengatasi Slack.[18] Seperti juga Slack, Microsoft menawarkan banyak integrasi dengan aplikasi lain, terutama sekali aplikasi Microsoft Office yang cukup popular di kalangan pekerja di seluruh dunia.

Kedua-dua aplikasi ini, selain daripada mempunyai ciri yang lebih baik dan sesuai untuk kerja, ianya juga disahkan dengan pensijilan ISO-27001[19]. Ini bermakna ianya selamat digunakan dan data yang disimpan terlindung dari pencerobohan mereka yang tidak bertanggungjawab. Dan kedua-duanya mempunyai edisi percuma untuk pengguna.

Jadi jika benarlah medium platform komunikasi seperti WhatsApp sangat penting untuk urusan kerja (sehingga keluar dari group “WhatsApp” pun memungkinkan anda untuk dibuang kerja), mengapa tidak menggunakan platform yang lebih sesuai dan lebih selamat?

Fikir-fikirkan….

RUJUKAN:

Bathke, B. (2018, Jun 6). New EU data law forces firms to ban WhatsApp, Snapchat from phones. Retrieved from DW: https://www.dw.com/en/new-eu-data-law-forces-firms-to-ban-whatsapp-snapchat-from-phones/a-44076861

Bhatnagar, A. (2018, January 12). WhatsApp Group chats are not secure, a new report has revealed. Retrieved from Gadget to use: https://gadgetstouse.com/blog/2018/01/12/whatsapp-group-chats-not-secure/

Buchanan, J. B., & Boswell, W. R. (2015). Blurring boundaries: Correlates of integration. Journal of Vocational Behavior, 432-445.

Chandna, H. (2016, Ogos 11). Don’t use WhatsApp to ask for leave or send office work, companies tell staff. Retrieved from Hindustan Times: https://www.hindustantimes.com/business-news/don-t-use-whatsapp-to-ask-for-leave-or-send-office-work-companies-tell-staff/story-E5zg4z0xK5NBIIWLqIVtyO.html

Lee, D. (2019, May 15). WhatsApp hack: Is any app or computer truly secure? Retrieved from BBC: https://www.bbc.com/news/technology-48282092

Marvin, R. (2019, Jan 25). Microsoft Teams vs. Slack: What’s the Difference? Retrieved from PC Mag: https://sea.pcmag.com/slack/14526/microsoft-teams-vs-slack-whats-the-difference

McQuire, N. (2018, July). Employees See Fresh Forces Shaping the Workplace. Retrieved from CCS Insight: https://www.ccsinsight.com/blog/employees-see-fresh-forces-shaping-the-workplace/

Mobasheri MH, K. D. (2015). he ownership and clinical use of smartphones by doctors and nurses in the UK: a multicentre survey . BMJ Innovations, 174-181.

Nielsen, J. (2018, August 22). Why do we need a WhatsApp for work? Retrieved from Guild.co: https://guild.co/blog/the-whatsapp-for-work/

Report, W. (2019, April 6). Man in UAE fined Dh250,000 for sending indecent photos on WhatsApp. Retrieved from MSN: https://www.msn.com/en-ae/news/uae/man-in-uae-fined-dh250000-for-sending-indecent-photos-on-whatsapp/ar-BBVG2kX?li=BBqrVLO

S, M. (2019, May). In Malaysia, you CAN get fired for leaving your company’s WhatsApp group. Here’s why. Retrieved from Ask Legal: https://asklegal.my/p/illegal-leave-company-whatsapp-groups-malaysia-industrial-court

Warren, T. (2019, Jun 11). Microsoft Teams overtakes Slack with 13 million daily users. Retrieved from The Verge: https://www.theverge.com/2019/7/11/20689143/microsoft-teams-active-daily-users-stats-slack-competition

WhatsApp. (2019, September). Info Perundangan WhatsApp. Retrieved from WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/?lg=en&lang=ms#key-updates

NOTA KAKI:

[1] (Nielsen, 2018)

[2] (Nielsen, 2018)

[3] (McQuire, 2018)

[4] (WhatsApp, 2019)

[5] (Bhatnagar, 2018)

[6] (Lee, 2019)

[7] (S, 2019)

[8] (S, 2019)

[9] (Mobasheri MH, 2015)

[10] (Bathke, 2018)

[11] (Bathke, 2018)

[12] (Bathke, 2018)

[13] (Report, 2019)

[14] (Chandna, 2016)

[15] (Buchanan & Boswell, 2015)

[16] (Warren, 2019)

[17] (Marvin, 2019)

[18] (Marvin, 2019)

[19] (Marvin, 2019)

Komen yang ditutup, tetapi jejak balik dan ping balik terbuka.